Get Adobe Flash player

10 כללים לרכש נכון

מחלקות הרכש הולכות ותופסות מקום מרכזי במבנה הארגוני המתקדם. ההבנה שרכש נבון ויעיל יכולה לשפר דרמטית את תוצאותיו העסקיות של הארגון, הולכת ומחלחלת בקרב מנכ"לים רבים אשר הופכים בהדרגה את הרכש לתהליך ליבה חשוב.

 

שרון צרפתי

 

 מנכ"ל חברת אר.אפ.פי פתרונות רכש, המספקת שירותי ייעוץ תהליכי ורכש במיקור חוץ.

 

מנהל הרכש משרת את האינטרסים של הארגון בשני מישורים: המישור הפנימי- טיפול בדרישות רכש המגיעות מלקוחות הקצה בתוך הארגון, ניהול תיעדופים, ייעוץ באפיונים הטכניים וחתירה להתייעלות תהליכית. במישור החיצוני- איתור מקורות אספקה, ניהול מו"מ, הוזלת עלויות והשגת תנאי ההתקשרות האופטימאליים מול הספקים השונים.
לעיתים נוצרת התחושה שלמרות חשיבותו הרבה של איש הרכש, תפקידו עלול להיות כפוי טובה: מצד אחד מו"מ נוקשה מול הספקים כדי להגיע לתוצאות ההתקשרות הטובות ביותר עבור הארגון, ומנגד מאבקים מול מנהלים ואנשי מפתח בתוך הארגון שלו עצמו, אשר אינם רואים תמיד את התמונה המלאה ומנסים להשפיע על קבלת ההחלטות מזווית ראייתם שלהם.
ריכזנו את עשרת הכללים לרכש נכון עבור הנהלת הארגון. חשוב לציין כי רק הירתמות מלאה של הארגון לתהליך וגיבוי מטעם ההנהלה הבכירה ימקסמו את תוצאות הרכש ויפיקו ממנו את מירב התועלת לארגון:

 

 

 

 1. אמוציות - לא כאן
spock העיסוק ברכש הוא בין התחומים האמוציונאליים הקיימים. הוא מערב כוח, השפעה וכסף רב. כולנו יודעים לקנות, או לפחות ככה אנו חושבים, ולכן ננסה להתערב בעבודתו של איש הרכש, מה שלעולם לא ננסה, למשל, לעשות למנהל השיווק. אמוציות ועסקים לא הולכים יד ביד, לא כל שכן אמוציות ורכש. נטרלו את האמוציות דקה לפני תחילת העיסוק ברכש.

 

2. סובארו או מרצדס?
 טרם כל הMercedesBenz Logo_0תחלה של תהליך רכש, ראוי לעצור לרגע ולחשוב מהם הצרכים האמיתיים של הארגון.    האם מה שרכשנו עד היום תאם לצורך או נבע מקיבעון מתמשך? האם אפשר להסתפק במוצר פשוט  יותר מבלי לפגוע בתהליכים אחרים בארגון? האם אנו באמת זקוקים לזמן אספקה של שבוע למרות שלא  תמיד  קיימת לכך סיבה אמיתית? אפיון נכון של מפרטים וצרכים יכול לחסוך לארגון ממון רב ולא פחות  חשוב מכך - לשפר את רמת השירות ואת זרימת העבודה.

subaru3. מה שלא כתוב - לא קיים
 אין כל תועלת באפיונים שביצענו בעמל רב, אם הספק אינו מקבל אותם מנוסחים היטב ובאופן מדויק. אל תחסכו במפרטים טכניים, הגדרות מסחריות, משפטיות וכל דרישה אחרת שברצונכם לקבל בסוף התהליך. ככל שהניסוח יהיה מפורט ומדויק יותר, כך תקבלו בדיוק מה שאתם זקוקים לו, ה
שוואת הצעות הספקים תהיה על בסיס זהה וחילוקי הדעות לאחר חתימת ההסכם תשאף לאפס.
 

 4. לקוחות הפנים - חברים ולא אויבים
איש הרכש, מוכשר ככל שיהיה, לא יכול ולא צריך להבין בכל נושא. מומחיותו והכשרתו מסייעים לו לנהל את הליך ההתקשרות באופן מיטבי, אך ללא שיתוף המנהל שיוזם את הרכישה, תהיה ההתנהלות חסרה וקלוקלת. ראו בקולגות שלכם "לקוחות פנים" והתייחסו אליהם כפי שמתייחסים ללקוח. שתפו אותם, התייעצו עמם, אל תתנגחו איתם. השתמשו בידע הרב שצברו בתחום הספציפי וגייסו אותם למשימה, מהר מאד תגלו שביחד תבצעו את העסקאות הטובות ביותר.

 5. הספק- שותף עסקי
למרות שלעיתים קל לראות בספקים אסופה של "תחמנים" המנסים לסחוט את הארגון, ברוב המכריע של המקרים המצב איננו כזה. הגישות המתקדמות ביותר בתחום הרכש רואות כיום בספק שותף עסקי ולא אויב. נסו לאמץ את ההנחה שלא כל הספקים מעוניינים לרמות. ככל שתפגינו יחסי אמון ותימנעו מלגרום לספקיכם להפסיד או להזיע יתר על המידה, כך תקבלו בחזרה שותפים עסקיים נאמנים אשר יעשו הכל כדי לעמוד בלוחות הזמנים, בלי תירוצים ואפילו בעלויות הוגנות.

 6. מחיר זה לא הכול
חיסכון בעלויות הינו אחד היעדים הראשיים של כל מחלקת רכש. למרות זאת, אסור באיסור חמור שהוא יהיה היעד היחיד. טרם כל הליך רכש, קבע מראש את קריטריוני הבחירה ואת משקלם היחסי. ראוי לתת משקל נכבד גם לאיכות המוצר, מידת התאמתו לצרכים, אופן אספקתו וכן, גם מידת האמון בספק המציע. גם אם תתן למחיר את המשקל הגדול ביותר, עדיין אל תשכח כי ליתר הפרמטרים השלכות רבות, לעיתים גם הן כלכליות לטווח הבינוני והארוך.

7.תום לב - לא רק סיסמה
לעולם אל תפנה לספק רק כדי לקבל הצעה, אם ברור לך מראש שלא תרכוש דרכו. מעבר לכך שהספק משקיע זמן ולעיתים כסף בהכנת ההצעה ומטפח ציפיות שווא, הרי שלטווח הארוך השיטה תפעל כבומרנג: ספקים רבים יסרבו להתמודד עבורך ותישאר עם הספק הקבוע שיהפוך למונופול ויתנהג בהתאם. פעל בהוגנות עסקית מקסימאלית, עפ"י אותם הכללים שאתה מצפה שינהגו בך. בל נשכח, כמעט כולנו לקוחות מצד אחד, אך ספקים של מישהו אחר מצד שני.

8. תיעוד
נהל תיעוד מלא אחר כל פעילויות המו"מ. כך תבטיח מינהל תקין ותחסום מראש כל תלונה עתידית על הליך פסול. בנוסף, תגלה כי אט אט נוצר לנגד עיניך מאגר נתונים פורה ויקר מפז שישמש אותך ואת כל עובדי הארגון באופן מיטבי.

9. הבדל בין עיקר לתפל
כל מי שעוסק ברכש למד על בשרו שטיפול בזוטות גוזל זמן ומשאבים רבים ולרוב אין בו תועלת של ממש לתוצאות העסקיות של הארגון. מנגד, דווקא לעניינים הקטנים נטייה "לעשות רעש" בארגון. עשה הכול כדי לדלג באופן אלגנטי מעל המלכודת הזאת. הנח לזוטות ונהל תעדוף נכון. התרכז ברכישות גדולות ואסטרטגיות וגם בהן נהל את הפן המסחרי בלבד. אל תיגרר לויכוחים שאינם מן העניין. מידת ההצלחה תשתפר פלאים.

10. נהל יעדים ומדדים
הגדר לעצמך, לעובדיך ולארגון מהם היעדים והמדדים על פיהם יימדד הרכש בארגון. מעבר לחסכונות, הקפד להכניס גם מדדי איכות שיכללו רמת שירות ללקוחותיך, זמינות מקסימאלית, התמקצעות, הרחבת מעגל הספקים ועוד. אחת לתקופה בדוק את שביעות הרצון של יתר העובדים בארגון מביצועי המחלקה ושפר בהתאם. תגמל את עובדיך לפי הצלחתם. יעדים אשר אינם מנוהלים באופן הדוק, סופם להצהיב ולהאביק בקלסר.

 הרצאה בכנס ארגון מנהלי רכש ולוגיסטיקה 2011.הכותב הינו מנכ"ל חברת אר.אפ.פי פתרונות רכש, המספקת שירותי ייעוץ תהליכי ורכש במיקור חוץ. www.rfp-consult.co.il

 



 

תשכ"ח -​ לשנה טובה


 

NKidma170 180

שליטה ובקרה ברשת

על בחירת מערכת סריקת בר-קוד

להלן כמה טיפים לעזרה בבחירת מערכת כזו: 1.נצל האפשרות של בדיקת מערכת כזו לתקופת ניסיון כדי לראות עד כ

כללי תקשורת אלחוטית

תקשורת אלחוטית בשרשרת האספקה מייק פאריון   אחד מחוקי מרפי קובע כידוע: "אם משהו עלול להשתבש, הוא

עומס-יתר של מידע

חברות המשלבות כמה יזמות שיפור במקביל עלולות לגרום לעומס-יתר של מידע על עובדיהן. במקרים לא מועטים, ה

מלגזות

יצרני המלגזות המובילים 2016-7

  1.      טויוטה  2.      KION 3.      מיצובישי-ניצ'יו 4.&

מצבר בטכנולוגיה מתקדמת

מפעלי דיימלר-בנץ בברמן, גרמניה, מהגדולים באירופה, בחרו בטכנולוגיית מצברים לכלי רכב ושינוע חדשה מ

בשרשרת האספקה

דירוג 10 יצרני מערכות ציוד שינוע הגדולות בשנה החולפת

הגדולות בהיקף מכירות של שנת 2014 הן: Daifuku -  יפן Schaefer - גרמניה Dematic – אטלנטה,ארה"ב Murata Macinery - יפן

הלוגיסטיקה השיתופית של WeLog בפריץ

בחברת פריץ פיתחו פתרון חדש וייחודי הכולל ניהול כל שרשרת האספקה והאחסון הלוגיסטי במיוחד עבור לק

סיור מקצועי ב"ליימן שליסל"

 ארגון מנהלי רכש ולוגיסטיקה בישראל וחברת "ליימן שליסל בע"מ" קיימו סיור מקצועי במרכז הלו

מרכזים לוגיסטיים

מתי הגיע הזמן להחליף מערכת ERP?

 מאת: שמעון כהן      מתוך גיליון "סטטוס" מאי, 2015     מומחים טוענים כי הזמן הטוב ביותר

"זנב השור" בשרשרת האספקה, מה אפשר לעשות?

"מלאי זמין לשירות" היא סיסמת הפלא העדכנית   יורם בוטניק ידועה לכול התופעה של פריטים

מסימני הזמן:

 חברת צ'יטה משלוחים פועלת בתחום השילוח  לבתים פרטים ולעסקים מציעה שירות שליחויות לקבלת חבילו

מלאי ורכש

"זנב השור" בשרשרת האספקה, מה אפשר לעשות?

"מלאי זמין לשירות" היא סיסמת הפלא העדכנית   יורם בוטניק ידועה לכול התופעה של פריטים

אל תסמוך על האינטואיציה

יורם בוטניקתכופות אני מוצא שנושא רמות המלאי מתסכל את העוסקים בו, כותב מומחה ידוע בתחום, רבים מהם  

החלטות אסטרטגיות בתפעול ולוגיסטיקה

במדור 'מלאי ורכש' באתר זה תוכלו למצוא את סקירתו של יעקב גולדמן משנת 2011 על מהפך הרכש והישגיו בתעשיה ה

סיפורי פרוייקטים

המימן מגיע למשאיות הענק

חברת "ניקולה" Nicola Motor Company)) מנסה לעשות למשאיות ענק מה ש"טסלה" עושה למכונית הפרטית מדובר

על אופן קבלת החלטות

 בתנאי אי ודאות כאשר מציגים חלופה נוספת ההחלטות משתפרות באופן דרמטי   קטעים מראיון של ע

החלטות אסטרטגיות – מתי ניתן לסמוך על תחושותיך הפנימיות?

  יורם בוטניק:    אנו מביאים בפני הגולשים קטעים מראיון מעניין מאין כמוהו של מערכת הרב